Comme on l’a vu, les trois phases du cycle de gestion du rendement sont la planification, la supervision et l’évaluation. Lors de la première phase, la planification, chaque membre de l’équipe d’animation rencontre sa ou son gestionnaire pour établir ses objectifs de rendement et son plan de perfectionnement pour la période à venir. Les décisions prises lors de cette rencontre sont consignées dans le Formulaire de planification et d’évaluation du rendement et du perfectionnement, que nous vous présenterons sous peu.  

Vient ensuite la phase de supervision, qui est la plus longue du cycle, car il s’agit de la période durant laquelle l’animatrice ou l’animateur met en œuvre son plan de travail et de perfectionnement. Durant cette phase, une rencontre d’évaluation de mi-cycle s’ajoute aux rencontres individuelles périodiques. Pour l’animatrice ou l’animateur, cette rencontre sert à faire le bilan de ses réalisations et des actions entreprises par rapport au plan de perfectionnement jusqu’ici. Pour la ou le gestionnaire, c’est l’occasion de faire le point sur le rendement de la personne et d’évaluer si elle répond aux attentes établies pour son poste, et ce, pour chacune de ses tâches principales. Les réflexions et commentaires échangés lors de cette rencontre sont consignés dans le Formulaire de planification et d’évaluation du rendement et du perfectionnement. De même, si les tâches principales ou les objectifs de la personne nécessitent des changements, ceux-ci doivent être abordés lors de la rencontre et consignés dans le formulaire. Après la rencontre d’évaluation de mi-cycle, les rencontres périodiques se poursuivent jusqu’à la fin du cycle.

La phase de supervision est un moment idéal pour obtenir la rétroaction de parties prenantes avec lesquelles la personne interagit dans le cadre de l’exécution de ses tâches. Dans le cas d’une animatrice ou d’un animateur, la rétroaction provenant de collègues, d’élèves et de parents, par exemple, permet d’avoir un aperçu plus global et équilibré de son rendement. Souvent, la rétroaction d’autres sources peut mettre en évidence des éléments qui ne sont pas apparents pour la personne et sa ou son gestionnaire. Pour obtenir une rétroaction 360 degrés utile, la personne choisit elle-même les gens les plus susceptibles de lui fournir des commentaires pertinents sur son rendement. Elle formule également les questions à poser pour obtenir de l’information susceptible de soutenir son perfectionnement. Par la suite, elle inscrit ces questions dans le Formulaire de rétroaction 360 degrés, puis l'envoie aux gens choisis. Une fois qu'elle a reçu les commentaires demandés, elle peut en prendre note et les intégrer comme il se doit dans son autoévaluation et son plan de perfectionnement. Pour obtenir des conseils sur le processus de rétroaction 360 degrés, les animatrices et animateurs peuvent consulter le Guide sur la rétroaction que nous avons préparé à leur intention. 

La dernière phase du cycle est celle de l’évaluation finale. Un peu comme l’évaluation de mi-cycle, c’est l’occasion de faire le point et de tenir une rencontre plus officielle afin d’évaluer le rendement de l’animatrice ou de l’animateur et de souligner ses réalisations, tant sur le plan personnel que sur le plan professionnel. Les réflexions et commentaires échangés lors de cette rencontre sont aussi consignés dans le Formulaire de planification et d’évaluation du rendement et du perfectionnement. En vue de l’évaluation finale, on peut encore une fois solliciter la rétroaction de multiples sources à l’aide du Formulaire de rétroaction 360 degrés.