Les rencontres individuelles représentent certainement l’aspect le plus important d’un programme de gestion du rendement, ainsi que la meilleure façon de créer des liens avec les membres de votre équipe. Comme elles servent à établir de bonnes relations avec ceux-ci, elles devraient avoir lieu régulièrement, surtout durant la phase de supervision du cycle de gestion du rendement. Si vous ne deviez appliquer qu’une seule des méthodes présentées dans cette formation, choisissez celle-ci.

Visionnez cette vidéo figurant sur le site de Franklin Covey pour obtenir un aperçu de l’importance et des effets positifs des rencontres individuelles, ainsi que du rôle de chacun des participants.  

Vidéo : Regular 1-on-1's [Rencontres individuelles périodiques] Malheureusement, la vidéo est seulement disponible en anglais. Nous nous excusons pour cet inconvénient.

Qu’est-ce qu’une rencontre individuelle?

Une rencontre individuelle est un entretien récurrent entre vous et une animatrice ou un animateur. Elle vise à faire le point, à poser des questions, à fournir de la rétroaction et à maintenir le canal de communication ouvert. Les rencontres individuelles sont l’occasion de développer une relation individuelle avec les membres de votre équipe, d’échanger de la rétroaction avec eux, de leur faire sentir que vous les soutenez et que vous êtes à leur écoute. La plupart des gens apprécient vraiment ces moments en tête-à-tête avec leur gestionnaire. 

Avantages des rencontres individuelles

• Renforcent les liens entre les gestionnaires et les membres de leur équipe
• Donnent l’occasion de faire le point sur le rendement
• Établissent un climat de confiance et un espace de collaboration « sûr »
• Favorisent un dialogue ouvert
• Augmentent la mobilisation
• Permettent aux gestionnaires de développer leurs compétences d’encadrement
• Permettent aux animatrices et animateurs de développer des compétences futures (communication, conscience de soi, capacité et soif d’apprendre, etc.)
• Démontrent aux membres de l’équipe que vous les soutenez et que vous vous intéressez vraiment à eux sur les plans personnel et professionnel
• Accélèrent l’amélioration du rendement grâce à un encadrement en temps réel

Comment faciliter les rencontres individuelles

• Préparez quelques questions ouvertes pour démarrer la conversation 
• Posez des questions ciblées pour obtenir de l’information, explorer des sujets et offrir du soutien
• Posez des questions et écoutez avec attention
• Laissez la conversation prendre des détours
• Démontrez votre d’ouverture d’esprit en acceptant de recevoir vous aussi de la rétroaction (il s’agit d’un dialogue après tout); vous serez un exemple de leader efficace pour votre équipe
• Laissez l’animatrice ou l’animateur déterminer l’horaire des rencontres (mais pas leur fréquence), établir le programme et diriger la conversion

Nous avons créé un Guide sur les rencontres individuelles pour faciliter vos entretiens en tête-à-tête avec les membres de votre équipe. Vous y trouverez une série de questions utiles pour préparer et animer une rencontre, et en dresser le bilan.  

De plus, pour tenir des rencontres individuelles fructueuses, vous pouvez suivre ces bonnes pratiques : 

Fixez des rencontres récurrentes : Les rencontres périodiques sont essentielles pour communiquer ouvertement et régulièrement avec les membres de votre équipe et entretenir de bonnes relations avec eux. Selon des recherches menées par Gallup, les gens qui rencontrent leur gestionnaire régulièrement sont trois fois plus susceptibles d’être mobilisés. Selon notre expérience, la meilleure formule consiste à tenir des rencontres individuelles d’au moins 30 minutes chaque semaine ou aux deux semaines. Une fois que vous avez convenu du rythme des rencontres avec une animatrice ou un animateur, inscrivez celles-ci sous forme d’événements récurrents dans vos agendas respectifs. C'est une façon subtile mais claire de signifier à la personne que vous souhaitez investir dans votre relation avec elle et lui consacrer du temps régulièrement. 

1. Personnalisez votre approche : La rétroaction ne devrait pas être offerte à toutes et tous de la même façon. Les membres de votre équipe ont des besoins distincts et sont stimulés par des facteurs ou des approches différentes. Prenez le temps de nourrir votre relation avec chaque membre afin de mieux comprendre ses besoins, son style et ses préférences. Cela vous aidera à personnaliser votre approche et votre façon d’offrir de la rétraction en fonction de ce qui convient le mieux à chacun. 
2. Accordez-leur la priorité : N’annulez jamais une rencontre individuelle et présentez-vous à l’heure. Les membres de votre équipe se réjouissent de passer du temps avec vous, car ils se sentent ainsi valorisés, soutenus et entendus. Si vous êtes en retard ou, pire, que vous annulez la rencontre, ils auront l’impression qu’ils ne comptent pas pour vous, ce qui nuira éventuellement à leur mobilisation. Si vous ne pouvez absolument pas vous présenter à une rencontre, tentez de faire le point par téléphone ou par Skype. Si vous ne pouvez absolument pas vous libérer au moment prévu (et il doit s’agir d’un empêchement majeur), nous vous recommandons de tenir la rencontre le plus tôt possible plutôt que de simplement l’annuler. 
3. Faites preuve d’attention et d’écoute : Traitez les membres de votre équipe comme s’ils étaient votre priorité absolue, car ils le sont! Ne vous laissez pas distraire. Évitez de répondre au téléphone et de consulter vos courriels. En fait, laissez tous appareils à votre bureau. Écoutez attentivement ce qu’on vous dit. Montrez à l’animatrice ou l’animateur combien cet entretien est important pour vous en lui accordant toute votre attention.  
4. Adoptez une attitude de collaboration : Envisagez la rencontre individuelle comme une conversation plutôt que comme une réunion. Votre rôle consiste à encadrer et soutenir la personne, tout en veillant à ce qu’elle demeure le sujet principal de la conversation. Préparez un plan, mais évitez de le rendre trop rigide. Établissez un programme souple en collaboration avec la personne rencontrée et faites en sorte qu'elle puisse aussi aborder les sujets qui lui semblent importants et qui le sont aussi pour vous. Rappelez-vous : il s’agit d’un processus collaboratif et d’un dialogue. Préparez-vous à recevoir aussi de la rétroaction.  
5. Prévoyez un lieu adéquat : Il devrait s’agir d’un endroit neutre. Évitez votre bureau puisqu’il évoque votre position d’autorité. Pour que la rencontre soit fructueuse, le membre de l’équipe doit se sentir à l’aise. Profitez-en pour sortir du bureau, mais choisissez un endroit neutre et relativement calme, qui assure la confidentialité de vos échanges. Acceptez de changer le lieu de la rencontre, au besoin. Pour préserver l’aspect convivial de l’entretien, rendez-vous dans un café ou un parc, ou encore faites une promenade, mais n’oubliez pas d’apporter vos notes.  
6. Prenez des engagements : Nous vous recommandons de conclure la conversation en énonçant clairement les choses que vous et le membre de l’équipe devez faire d’ici la prochaine rencontre. Engagez-vous tous deux à entreprendre des actions précises; cela vous donnera de l’élan et rehaussera votre motivation à l’égard du perfectionnement et des objectifs à atteindre.